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              2. 聯系我們

                聯系人: 蔣先生
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                文件和資料管理程序

                發布時間:2011-6-29

                1. 目的

                   明確規定質量文件的控制方法和要求,確保公司各部門使用受控文件是有效的,保證質量體系的有效行。

                2. 適用范

                   適用于量體系文件及外來文件的控制。

                3. 職責

                3.1 總經理負責質量手批準與布;

                3.2 管理者代表負責批準程序文件及作導書;

                3.3 辦公室負責質量體系文件管理,并對外來文件收集管理。

                4. 工作程序

                4.1 文件的批準和標識

                4.1.1 質量文件通常都必有:授權人員的批準簽名、明確的標題(名稱)、文件編號、版本等。外來文件直接引用其編號、版本等。文件分受控文件和非受控文件,公司作場所使用的文件,全部受控文件,需蓋紅色的“受控文件”印章。非受控文件是提供戶或非本公司的機構,非受控文件需加有“非受控文件”印章。

                4.1.2 質量體系文件的

                4.1.2.1 質量手由管理者代表負責編制,總經理批準;

                4.1.2.2 程序文件及作導書由指定人員編制,部門主管核,管理者代表批準;

                4.1.3 質量體系文件的編號方法:

                4.1.3.1質量手編號:LHX-代QM-章節號

                4.1.3.2 程序文件的編號:LHX-代(QP)-順序號

                4.1.3.3 導書編號:LHX-代WI--順序號

                4.1.3.4質記錄的編號:LHX-代QR/文件編號順序號

                4.1.3.5 其它文件的編號由各部門自行

                4.2 質量體系文件的發

                由管理者代表負責確定文件持有者的清,文件管理根據文件持有者清單進

                行發放,并在《文件放登記表行登。

                4.3質量體系文件和資料的保管和借。

                4.3.1質量體系文件和資料的受控原版由辦公室的文件管理員負責統一歸文件保存。

                4.3.2質量體系文件和資料的受控副本,由相應部門持有人負責保管。

                4.3.3如公司工需要暫時某種量體系文件和資料,到辦公室文件管理員辦理歸還。

                4.4質量體系文件和資料的有效控制

                4.4.1為確保公司量體系文件和資料的有效性能得到控制,其采用版本、修改狀態號來控制最新版本。版本用數為A、B、C------,表示第一版、第二版、第三版------;修改狀態號采用阿拉伯0、1、2------,表示未修改、第一次修改、第二次修改------;狀態號最高是9,9次,全部文件版,即由A版升為B版。特殊情下的版不受此限制。

                4.4.2文件管理員應按質量體系文件和資料類別,制最新的《文件清》,以確保各部門使用最新版本的文件和資料。

                4.4.3質量體系文件除了注明生效日期外,其余的均以批準日期為準。

                4.5質量體系文件和資料的修改

                4.5.1公司量體系運程中的各種因素均可量體系文件和資料的更改,其更改的理由各相關部門提出。如不致使量體系變動簡單文字、符容修改,可由文件管理以手改方式直接在程序文件上進行修改;如屬質量體系的重大變動修改,由各部門相應員填寫《文件修改申請表》,交由文件審批員審批后,并交文件管理。

                4.5.2文件管理接到《文件修改申請表》后,應對受控原件按要求進行更改,按本程序第4.1.2條定人員進審批后,復印更改頁蓋紅受控印章,按《文件放登記表》向所有持有人進行發放,并版本。

                4.5.3質量體系文件和資料的非受控副本不受量體系文件和資料修改的控制。

                4.6 外來文件的控制

                4.6.1 外來文件是指與公司經營業務有關的政府法、技術標準(家和國際)。辦公室負責收集和確公司需使用的各類外來文件,并建立《外來文件清》。

                辦公室可通準情機構建立系或通上網查等方式獲取外來文件的最新版本,如其它部門或其它人報紙、報刊等媒介發現與公司經營業務有關的法律、法,都錄并遞交到辦公室存文件。

                4.6.2 必要辦公室文件管理員負責外來文件的發放給關部門,做好放登。

                4.6.3 當收到新版的外來文件,由管理者代表查確后,由文件管理員及時更新《外來文件清》。在放新文件的同,收回作的文件或做出“作”的標識。

                4.7 在管理評審前,由管理者代表總結在這系運程中的情,必要時組織關部門及人員對文件的適宜性評審,并將評審結果作管理評審入。在評審過程中可能會導致某些文件會進行更改,其更改手按本程序第4.5條款之要求施。

                4.8 文件和資料

                4.8.1 的文件和資料經原文件審批人批準后銷毀。

                4.8.2 對于已作的文件和資料,如有保存價值(如公司法律知識積累目的而保留的),應由文件管理員統一集中保管,其上“作”印章,并予以登。

                4.9 電子文檔的控制

                4.9.1 公司各部門所使用的電子文檔應定期進行備份,涉及到如公司經營機密的文件應設置相應閱讀權限,其余的文件可放到共享文檔中。

                4.9.2 網絡管理員或外委網絡維護供方應定期對公司的網絡進行維護。

                5. 相關文件

                6. 相關記錄

                6.1《文件清                    LHX-QR/QP001-01

                6.2《文件放登記表              LHX-QR/QP001-02

                6.3《文件修改申請單              LHX-QR/QP001-03

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